Mailarchivierung

Die meisten Dokumente, die einen geschäftlichen Charakter aufweisen, unterliegen einer Archivierungspflicht. Seit geraumer Zeit betrifft dies neben Inventaren, Jahresabschlüssen und weiteren Büchern auch die elektronische Post.

Da die Kommunikation zum Großteil nur noch per E-Mail läuft und wichtige Dokumente, wie z. B. Verträge, Rechnungen oder Angebote oft im Anhang landen, wurde der Bedarf nach einheitlichen Regelungen immer größer.

Besonders in einem Rechtsstreit kann der jahrelange Zugriff auf sämtliche E-Mails von großer Hilfe sein. Auch wenn eine E-Mail nicht als Urkunde, sondern Augenscheinbeweis dient, sollte Ihr Unternehmen diese unbedingt rechtssicher aufbewahren.
Für eine GoBD konforme Langzeitarchivierung eignen sich Standardprogramm e zum Schreiben, Senden und Empfangen von E-Mails leider nicht. Der Hauptgrund dafür ist, dass auf diese Weise eine nachträgliche Änderung von E-Mails möglich wäre und dies nicht nachvollziehbar wäre.

Wir erklären Ihnen nun im ersten Schritt, warum eine rechtssichere Archivierung von E-Mails vonnöten ist.

Warum ist eine rechtssichere E-Mail-Archivierung so wichtig?

Steuerliche Gründe verpflichten Unternehmen dazu, die geschäftliche Kommunikation zu archivieren. So hat das Finanzamt auch nach Jahren die Möglichkeit nachzuvollziehen, wie Geschäfte des jeweiligen Unternehmens zustande kamen. Die Verantwortung zu einer rechtssicheren Archivierung von E-Mails liegt immer beim Geschäftsführer.

Jedes Unternehmen – abgesehen von Nichtkaufleuten (Freiberufler und Kleingewerbetreibende) – ist dazu verpflichtet, geschäftliche E-Mail-Kommunikation rechtssicher zu archivieren. Unter anderem ergibt sich dies aus buchhalterischen und steuerrechtlichen Anforderungen sowie der Compliance-Pflicht. Archivieren Unternehmen geschäftliche E-Mails nicht, drohen rechtliche Konsequenzen und steuerliche Strafmaßnahmen. So kann eine Verletzung der Archivierungspflicht mit einer Geldstrafe und in einigen Fällen auch mit einer Freiheitsstrafe enden.

Bei der Archivierung von E-Mails sind unterschiedliche Vorschriften und Gesetze maßgebend, darunter das Handelsgesetzbuch (HGB), der „Sarbanes-Oxley-Act“ oder etwa das Bundesdatenschutzgesetz, die DSGVO und das Telekommunikationsgesetz.

Welche E-Mails unterliegen einer Archivierung?

  • Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe (6 Jahre Archivierungsfrist, die mit dem Kalenderjahresende der geschriebenen oder empfangenen E-Mail beginnt)
  • Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, Handelsbücher, erforderliche Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen (10 Jahre Aufbewahrungspflicht)
  • Buchungsbelege
  • Wiedergaben der versendeten Geschäfts- und Handelsbriefe
  • Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sein könnten

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Ihr Unternehmen die komplette E-Mail-Kommunikation mit geschäftlicher Relevanz inkl. Dateianhängen geordnet archivieren sollte!

Fachgerechte Archivierung von E-Mails

Gesetzlich ist nicht vorgeschrieben, an welchem Ort die E-Mails archiviert werden müssen. So können Sie die Daten sowohl auf einem externen Speichermedium als auch auf dem Unternehmensserver speichern, solange die Aufbewahrungsanforderungen erfüllt sind. Für eine revisionssichere Archivierung der E-Mails muss eine nicht manipulierbare Variante gewählt werden, was Sie mithilfe einer Datenverschlüsselung erreichen können. Im Bedarfsfall müssen Sie gewährleisten, dass Sie die E-Mails unverschlüsselt zur Verfügung stellen können.

Wir helfen Ihnen bei der Auswahl der passenden Archivierungslösung für Ihre geschäftlichen E-Mails, so dass Sie auf der sicheren Seite sind und sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können.

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